Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Muistiliitto ry
Pasilanraitio 9 B
00240 Helsinki
p. 09 6226 200
toimisto(at)muistiliitto.fi

jäljempänä Muistiliitto

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö (päivitetty 22.6.2020)

Muistiliitto ry / järjestötyön asiantuntija, Etelä-Suomi
Pasilanraitio 9 B
00240 Helsinki
p. 09 6226 2017
toimisto(at)muistiliitto.fi

3. Rekisterin nimi

Muistiliitto ry:n jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, sopimukset ja oikeutettu etu jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä. Sähköisen- ja suoramarkkinoinnin sekä terveystietojen yhteydessä käsittelyn perusteena on nimenomainen suostumus.

Muistiliitto on sopinut jäsenyhdistystensä kanssa jäsenyhdistysten jäsenten tietojen osittaisesta luovutuksesta Muistiliiton jäsenrekisteriin. Luovutus tapahtuu, kun jäsenen tiedot kirjataa jäsenyhdistyksen jäsenrekisteriin. Muistiliiton jäsenrekisterin rekisteröityjä ovat lisäksi jäsenyhdistystoimijat ja Muistiliiton kannattajajäsenet.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

  • Jäsenlehden postitus ja muu jäsenviestintä
  • Jäsenpalvelut
  • Tilastointi ja analysointi
  • Sähköinen- ja suoramarkkinointi (suostumus)

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Muistiliitto käsittelee jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia jäsenten henkilötietoja:

  • rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, kotipaikka, syntymäaika, kieli, sukupuoli
  • rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot
  • yhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot – jäsenyystiedot (jäsennumero, jäsenlaji, jäsenyyden kesto)
  • luottamustoimet järjestössä
  • vapaaehtoisroolit
  • suoramarkkinointikiellot ja/tai -suostumukset
  • mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot, kuten tieto onko henkilö muistisairauteen sairastunut, muistisairaan läheinen tai ammattihenkilö.

Tummennetulla merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys Muistiliiton kannattajajäsenyyden syntymiselle.

6. Tietolähteet

Saamme tietoja ensisijaisesti jäsenyhdistyksiltämme ja rekisteröidyiltä itseltään.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

Kyseessä on Muistiliiton liittoyhteisön keskitetty jäsenrekisteri.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ja jäsenrekisterin ylläpidon ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimille henkilötietoja tallennetaan.

Jäsentiedot voidaan luovuttaa ulkopuolisille palveluntarjoajille seuraaviin käyttötarkoituksiin:

  • Jäsenlehden postitus ja muu jäsenviestintä
  • Jäsenpalvelut
  • Sähköinen- ja suoramarkkinointi (suostumus)

Luovutamme henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle seuraavasti:

  • Jäsenrekisteristä lähtevät sähköpostiviestit ja tekstiviestit välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta. Järjestelmän palveluntarjoaja on huolehtinut siirtoon liittyvistä asianmukaisista suojatoimista ja käyttää EU:n hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

8. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.

Jäsenyhdistysten luovuttamat jäsentiedot poistuvat Muistiliiton jäsenrekisteristä vuorokauden kuluessa siitä, kun jäsenyhdistys poistaa tiedot omasta jäsenrekisteristään. Muistiliitto arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi Muistiliitto huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Muistiliitto oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseänsä koskevat jäsenrekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa häneen itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Muistiliitto voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

10.Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11.Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa